Focus  sur la convention de stage en huit questions :

Pour les étudiants, le stage en entreprise constitue une occasion privilégiée de préciser leur projet professionnel et de vivre en situation concrète la formation professionnelle suivie.

Représentant un facteur déterminant dans l’insertion professionnelle, ces périodes permettent à l’étudiant d’acquérir des compétences ne pouvant être obtenues qu’au contact de la réalité professionnelle.

Parce que le stage a pour raison de renforcer la formation professionnelle, une convention de stage est requise avant d’entamer le stage proprement dit. Ce document est effectivement obligatoire pour les étudiants en pleine formation, conformément à la loi votée en juillet 2014.

Qu’est-ce que la convention de stage ?

Dans le cadre de la formation, toute période en entreprise effectuée par l’étudiant doit faire l’objet d’une convention de stage, que cette période ait lieu en territoire français ou à l’étranger.

Il s’agit concrètement d’un contrat tripartite signé par le stagiaire – l’étudiant s’il est majeur ou son représentant légal dans le cas inverse – l’entreprise d’accueil et l’établissement de formation. Tout comme le contrat de travail, le document  précise les engagements mutuels des trois parties afin de poser un cadre précis du stage.

Que le stage soit obligatoire ou facultatif, la convention est indispensable à l’étudiant de manière à le préserver des éventuels abus dont il peut être victime en intégrant une entreprise dans le cadre de sa formation. Il faut savoir en effet que l’accueil de stagiaires en milieu professionnel est soumis à une règlementation stricte en France.

C’est donc dans le cadre de la convention que le stage se déroule, avec les responsabilités de chacune des parties fixées dans le document. En règle générale, c’est l’organisme ou l’établissement de formation qui  prend soin de rédiger la convention de stage pour ses étudiants.

Toutefois, l’élaboration du document peut se faire également avec un représentant de l’entreprise d’accueil, un moyen de faire le point sur les différentes missions auxquelles sera assigné le stagiaire, l’objet même du stage, ses horaires, la durée du stage…

Autrement dit, sans la convention de stage l’étudiant ne peut démarrer concrètement son stage en entreprise. Il faut savoir effectivement que la règlementation autour du stage a été renforcée, permettant uniquement aux étudiants de faire des stages dans le cadre de leur formation.

Quel rôle joue la convention ?

Comme il a été dit précédemment, la convention de stage à pour rôle de définir au préalable les responsabilités des trois parties contractantes, à savoir l’entreprise d’accueil du stagiaire, l’établissement ou l’organisme de formation ainsi que l’étudiant lui-même.

Le document joue également un rôle primordial en matière d’assurance, dans la mesure où il garantit le risque accidents du travail et la couverture sociale du stagiaire. En cas de litige, la convention demeure ainsi le seul document de référence.  En d’autres termes, le document préserve tous les intérêts du stagiaire durant toute la durée de son stage en entreprise. Comme tout contrat, des annexes peuvent y être ajoutées et un avenant peut être réalisé, notamment en cas de changement de mission du stage, de lieu ou encore de rémunération. A la fin du stage, une attestation peut aussi compléter le document en annexe, permettant de comptabiliser les périodes de stages dans les points de retraite.

De ce fait, comme le contrat de travail la convention de stage doit identifier précisément l’entreprise d’accueil du stagiaire, à savoir l’adresse et le numéro de Siret, l’organisme ou établissement de formation avec  le directeur et l’adresse, ainsi que l’étudiant ou stagiaire, notamment son adresse et son numéro de sécurité sociale entre autres.

Bien évidemment dans le cadre du stage, certaines clauses peuvent être intégrées dans la convention, à l’instar de la protection de la confidentialité des données traitées par l’étudiant lors du stage ou encore la propriété intellectuelle.

Dans la mesure où le stage se déroule à l’étranger, en annexe de la convention doit figurer une fiche d’information présentant la réglementation du pays d’accueil, notamment sur les devoirs et droits du stagiaire. Il faut noter en effet que sur demande de l’organisme d’accueil ou de l’établissement d’enseignement l’inspecteur du travail  peut exiger une copie des conventions de stage, d’où l’intérêt de ne rien laisser au hasard.

A qui s’adresse le stage conventionné ?

Pour préserver le statut de stagiaire, voilà quelques années déjà en France que le stage en entreprise est réservé uniquement aux étudiants inscrits dans un établissement, qu’il s’agisse d’une école, d’une université ou d’un institut de formation.  Dans la plus part des cas, le stage conventionné s’adresse aux étudiants intégrant le stage dans leur cursus pédagogique. Alternativement, certains établissements ou organismes de formation de prévoient pas de stage dans le cursus. Conformément au décret publié en aout 2010, rien n’interdit pourtant l’étudiant de souhaiter effectuer volontairement un stage en vue d’enrichir ses compétences dans le milieu professionnel. Dans ce cas de figure, il convient à l’étudiant de s’informer auprès de son établissement concernant l’accord ou non d’une convention de stage.

Le stagiaire ou l’étudiant doit effectivement comprendre que le stage à effectuer doit correspondre au cycle d’études suivi.

Le stage est aussi autorisé dans le cadre d’une formation complémentaire ou d’une réorientation, de même que dans la mesure où l’étudiant opte pour une année d’interruption de sa formation.

L’étudiant doit aussi comprendre qu’en intégrant le milieu professionnel, il ne sera pas considéré comme étant salarié, bien que dans certaines situations le stagiaire est gratifié dans le cadre de son stage. En principe, lorsque le stage dure plus de deux mois – l’équivalent de 44 jours de stage à 7 heures par jour – l’étudiant ou stagiaire doit percevoir une gratification mensuelle.

Cette dernière est en effet obligatoire à partie de la 309^èheure incluse de présence du stagiaire dans l’organisme d’accueil, que ce soit de manière continue ou non. En dessous du seuil de durée du stage, la gratification demeure facultative pour l’employeur. Cette obligation de verser une gratification horaire minimale s’applique aussi bien aux entreprises, aux collectivités territoriales, aux administrations publiques, aux associations, aux établissements de santé que tout autre organisme    d’accueil.

Où et comment obtenir le document ?

Pour se procurer la convention de stage, l’étudiant procède dans un premier temps à la recherche d’une entreprise d’accueil. Une fois avoir trouvé un stage, il doit s’assurer que ce dernier s’inscrit dans la logique pédagogique de sa formation. Il doit ensuite se rendre au service « stage » de son organisme de formation, qu’il s’agisse d’un institut, d’une université ou d’une école afin d’y retirer une convention type.

En respectant le modèle fixé, le stagiaire doit élaborer sa convention de stage pour ensuite la signer et la faire signer à l’organisme d’accueil, à l’établissement de formation ou d’enseignement et à l’enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement. 

Toutefois, comme chaque établissement d’enseignement ou de formation dispose d’un bureau d’aide à l’insertion professionnelle des étudiants, il suffit au futur stagiaire de fournir toutes les informations indispensables concernant l’entreprise d’accueil pour se voir délivré une convention de stage à signer.

C’est donc le plus souvent l’université ou l’institut de formation qui prend soin de rédiger la convention de stage, après l’avoir complété des informations de l’entreprise et de la mission du stage fournies par l’étudiant. Le document est ensuite envoyé à l’entreprise d’accueil qui le soumet enfin au stagiaire pour signature.

Avant le premier jour de démarrage du stage, chaque partie doit avoir un exemplaire signé de la convention de stage. Le délai de délivrance du document varie suivant un organisme à un autre, allant de 24h à trois semaines selon le cas. Eventuellement, si le stage vise à découvrir un métier en particulier alors que le futur stagiaire n’est pas inscrit à une formation, il lui sera toujours possible de bénéficier d’une convention de stage. Dans ce cas, il est toujours préconisé de s’informer au préalable auprès des chambres de métiers.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Tout comme un  contrat de travail, la convention de stage doit présenter certaines mentions obligatoires. En règle générale, le document doit comporter au minimum 11 clauses, à savoir :

• La définition exacte des missions confiées au stagiaire, le ou les objectifs du stage, l’accueil et l’encadrement de l’étudiant stagiaire
• Les dates précises de début et de fin du stage en entreprise
• La durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise. Le cas échéant, la présence du stagiaire dans l’entreprise un jour férié, le dimanche ou encore la nuit doit être indiquée
• Le montant de la gratification versée, soit la rémunération ainsi que les modalités de son versement comme par chèque ou par virement entre autres
• La liste des avantages dont l’entreprise d’accueil fait profiter le stagiaire, notamment en ce qui concerne le remboursement des frais de transport, la restauration, voire son hébergement
• Conformément à l’article L.412-8 du code de la sécurité sociale, le régime de protection sociale auquel est inscrit le stagiaire doit être mentionné dans ledit document. Le cas échéant, le stagiaire doit également justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile
• Les conditions d’encadrement du stagiaire par les responsables du stage, à savoir le représentant de l’entreprise d’accueil et celui de l’établissement de formation ou d’enseignement
• Les modalités de validation du stage en entreprise pour l’obtention du diplôme préparé si nécessaire, ainsi que les conditions de délivrance d’une attestation de stage à la fin de la période passée en entreprise
• Les modalités de résiliation et de suspension su stage
• Les conditions autorisant le stagiaire à s’absenter durant la durée de stage prévue, notamment lorsque les absences sont prévues dans le cadre d’obligations attestées par l’organisme ou établissement d’enseignement
• Les clauses du règlement intérieur de l’entreprise

Sous quelle forme se présente le document ?

En principe, il n’existe pas de modèle précis en ce qui concerne la convention de stage. Chaque établissement et/ou organisme d’enseignement est donc entièrement libre de choisir la forme que prendra ce document. Bien que la forme de ce fameux sésame pour les étudiants soit entièrement libre, il est toujours souhaitable de respecter la convention type en faisant figurer dans le document les éléments suivants :

• Les coordonnées des trois parties, à savoir le stagiaire, l’entreprise et l’établissement d’enseignement
• Le nom du tuteur en entreprise d’accueil
• Le nom du représentant ou du responsable dans l’établissement d’enseignement
• L’objet du stage
• La nature de la formation, soit le cadre du stage
• La durée du stage, en veillant à spécifier la date du début et de fin
• Les horaires du stagiaire
• Les modalités d’évaluation et de suivi du stage
• Eventuellement, le montant de la gratification mensuelle et les avantages en nature dont bénéficiera le stagiaire
• L’assurance en responsabilité civile couvrant les dommages éventuels que l’étudiant pourrait causer dans le cadre de son stage
• La disposition du règlement intérieur de l’entreprise, à savoir la discipline, la sécurité, l’utilisation du matériel mis à disposition, la circulation dans les locaux…

Il est aussi préconisé de mentionner dans la convention de stage tout élément jugé important, notamment dans le cadre du respect de la confidentialité des données que le stagiaire sera amené à traiter. Si nécessaire, peuvent également être mentionnés dans la convention de stage les compétences  à développer ou à acquérir par l’étudiant au cours du stage, soit la période de formation en milieu professionnel. Enfin, en annexe du document il convient de prévoir l’attestation de stage qui sera complétée par l’entreprise à la fin du stage.

Que dit la loi sur la convention ?

En France, la loi concernant l’accueil de stagiaire en entreprise a été renforcée afin de protéger les étudiants des éventuels abus des employeurs. En effet, seuls les étudiants régulièrement inscrits en formation au sein d’un organisme ou d’un établissement d’enseignement sont habilités à suivre une formation en milieu professionnel dans le cadre d’un stage. Pour se voir délivrer une convention de stage, les étudiants doivent comptabiliser au minimum 200 heures par année de volume pédagogique d’enseignement.

Quels sont les nouveaux droits des stagiaires ?

Afin d’améliorer le statut des stagiaires et visant à mieux encadrer les stages en entreprise, une nouvelle loi a été votée en juin 2014 à l’Assemblée Nationale.

La nouvelle loi annonce sept changements majeurs effectifs depuis septembre 2015, en vue d’éviter les abus de stagiaires en entreprise, que ce soit par leurs statuts ou leur nombre. Désormais, un stagiaire ne peut réaliser des stages de plus de six mois consécutifs au sein d’une même entreprise.

Aucune exception ou dérogation ne sera maintenant possible. Concrètement, le stage prend fin dès lors que le stagiaire effectue six moins de présence effective dans une entreprise.

Pour les stages de plus de deux mois, la rémunération ou la gratification se fait dès le premier jour du stage. En effet, certaines entreprises rémunéraient les stagiaires à compter du 3^è mois de stage uniquement.

Par ailleurs, la gratification minimale du stagiaire est passée de 436 à 523 euros depuis 2015, soit 87 euros supplémentaires. A noter également que le statut d’apprenti des stagiaires implique que la rémunération est non imposable dans la limite du montant annuel du SMIC. Le temps de travail du stagiaire est dorénavant limité entre 35 et 39 heures par semaine.

Autrement dit, le temps de travail durant le stage ne doit excéder la durée de travail des salariés dans l’entreprise d’accueil. Le stagiaire ne peut se voir confier des tâches dites dangereuses, en vue de responsabiliser les employeurs sur les missions données aux stagiaires.

Ces derniers peuvent aussi bénéficier de congés et d’autorisations d’absence, notamment en cas de grossesse, d’adoption ou de paternité. Enfin, si l’entreprise d’accueil prévoit des tickets restaurant à ses salariés sans devoir y cotiser, de même qu’une compensation partielle au frais de transport, le stagiaire doit également pouvoir en bénéficier.